Ratgeber · Stand 25. August 2026
Fahrtenbuch in Österreich: Anforderungen, Pflichtangaben und digitale Lösungen
Welche Angaben sollte ein Fahrtenbuch enthalten, darf es digital geführt werden und warum ist eine gewöhnliche Excel-Tabelle problematisch? Dieser Überblick fasst österreichische Primärquellen zusammen.
Kurzantwort
Ein Fahrtenbuch soll die betriebliche oder berufliche Nutzung eines Fahrzeugs nachvollziehbar belegen. Für Fahrten ab 1. Jänner 2025 kann der Nachweis laut österreichischen Einkommensteuerrichtlinien durch ein Fahrtenbuch oder andere Aufzeichnungen erfolgen, wenn diese eine verlässliche Beurteilung ermöglichen. Jedenfalls relevant sind Datum, Kilometerstand, betriebliche beziehungsweise berufliche Tageskilometer, Ausgangs- und Zielpunkt sowie der Fahrtzweck.
Digitale Fahrtenbücher können geeignet sein, wenn die Aufzeichnungen vollständig und nachvollziehbar sind und spätere Änderungen technisch ausgeschlossen oder dokumentiert werden. Eine gewöhnliche Excel-Tabelle ist nach der WKO problematisch, weil sie nachträglich verändert werden kann.
Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung für den Einzelfall.
Wozu dient ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch dokumentiert, wann, warum und in welchem Umfang ein Fahrzeug betrieblich, beruflich oder privat genutzt wurde. Es kann insbesondere als Nachweis für Fahrtkosten, Kilometergeld oder die Aufteilung von Fahrzeugkosten dienen.
Das österreichische Bundesministerium für Finanzen nennt ein Fahrtenbuch mit Datum, Kilometerstand, Ausgangs- und Zielpunkt, Fahrtzweck und beruflich zurückgelegten Tageskilometern als geeigneten Nachweis der beruflichen Jahresfahrleistung.
Welche Angaben sollte ein Fahrtenbuch enthalten?
- Datum der Fahrt
- verwendetes Fahrzeug
- Kilometerstand beziehungsweise Anfangs- und Endkilometerstand
- Anzahl der betrieblich oder beruflich gefahrenen Kilometer
- Ausgangs- und Zielpunkt
- nachvollziehbarer Fahrtweg, wenn für die Prüfung erforderlich
- Zweck der betrieblichen oder beruflichen Fahrt
- Trennung zwischen betrieblichen beziehungsweise beruflichen und privaten Kilometern
- je nach Anwendungsfall Abfahrts- und Ankunftszeit
Die Aufzeichnungen sollten fortlaufend, zeitnah, übersichtlich und vollständig geführt werden.
Muss es immer ein klassisches Fahrtenbuch sein?
Nein, nicht zwingend. Die Einkommensteuerrichtlinien halten für Fahrten nach dem 31. Dezember 2024 fest, dass die betriebliche Nutzung durch ein Fahrtenbuch oder andere Aufzeichnungen nachgewiesen werden kann, sofern diese eine verlässliche Beurteilung ermöglichen und die erforderlichen Informationen enthalten.
Welche Form im Einzelfall ausreicht, hängt vom Zweck des Nachweises und der tatsächlichen Ausgestaltung ab. Bei Unsicherheit sollte die Steuerberatung den geplanten Ablauf prüfen.
Darf ein Fahrtenbuch digital geführt werden?
Grundsätzlich kann auch ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch geeignet sein. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnungen die Anforderungen an Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllen.
Nach veröffentlichter österreichischer Rechtsprechung genügt ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder dokumentiert und offengelegt werden. Eine Software sollte daher transparent erklären, welche Daten automatisch erfasst werden, wie Änderungen behandelt werden und wie Privat- und Betriebsfahrten getrennt werden.
Wird ein Excel-Fahrtenbuch anerkannt?
Die WKO warnt ausdrücklich davor, ein Fahrtenbuch als gewöhnliche Excel-Datei zu führen. Der Grund ist die nachträgliche Änderbarkeit. Eine frei bearbeitbare Tabelle bietet ohne zusätzliche technische Sicherungen regelmäßig nicht dieselbe Nachvollziehbarkeit wie ein geschlossenes oder manipulationsgeschütztes System.
Fahrtenbuch, Tachograph und Lenkprotokoll sind nicht dasselbe
Das steuerliche Fahrtenbuch dokumentiert die Fahrzeugnutzung für steuerliche Nachweise. Ein digitales EU-Kontrollgerät beziehungsweise Tachograph erfasst unter anderem Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten für bestimmte Fahrzeuge und Einsätze. Für bestimmte Lenker ohne Kontrollgerät kann ein Lenkprotokoll erforderlich sein.
Diese Pflichten dürfen nicht miteinander vermischt werden. Eine Fahrtenbuchsoftware ersetzt nicht automatisch einen vorgeschriebenen Tachographen oder ein Lenkprotokoll.
Checkliste für ein digitales Fahrtenbuch
- Werden Datum, Start, Ziel und Kilometerstand gespeichert?
- Kann der Fahrtzweck nachvollziehbar ergänzt werden?
- Lassen sich Privat- und Betriebsfahrten trennen?
- Werden Änderungen verhindert oder lückenlos protokolliert?
- Gibt es eine fahrzeugbezogene, fortlaufende Historie?
- Können Daten als PDF oder in einem prüfbaren Format exportiert werden?
- Sind Benutzerrechte, Datenschutz und Löschfristen dokumentiert?
- Hat die Steuerberatung den konkreten Prozess geprüft?
Wie FleetControl bei der Dokumentation unterstützt
FleetControl übernimmt Fahrten und Kilometer über ein OBD-Modul bei PKW oder ein FMS-Bus-Modul bei LKW. Die Daten werden fahrzeugbezogen dargestellt und können als Monats- oder Jahresauswertung in PDF- beziehungsweise CSV-Form exportiert werden.
Eine pauschale Anerkennung durch das Finanzamt wird nicht garantiert. Vor dem Einsatz für einen konkreten steuerlichen Nachweis sind die benötigten Angaben und der Prozess mit der Steuerberatung abzustimmen.
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